ARCHIWALNY TEMAT FORUM
Giną faktury - obieg - jak sobie poradzić ?
U nas jest tak; wchodzi faktura na dziennik korespondencyjny, dziewczyna z sekretariatu kładzie ją na półkę pt księgowość, dziewczyna z księgowości zabiera i zanosi do osoby odpowiedzialnej za dany zakup do opisu, potem faktura wraca do księgowości, jest pieczętowana , idzie do akceptacji do zarządu. Po dwóch miesiącach dostaję tel. że jakaś faktura jest niezapłacona, sprawdzam na dzienniku wpłynęła ale gdzie utknęła ? - nie wiadomo, Mogę zrobić tak że osoba z sekretariatu nie kładzie faktur na półkę tylko dostarcza do osoby odpowiedzialnej w dzienniku zaznaczając komu przekazała - ale pozostaje kwestia sprawdzenia - czy z kolei ta osoba fakturę dostarczyła do księgowości? Nie chcę z obiegu faktur robić wydarzenia które zajmie kilku osobom połowę czasu pracy . Jak to macie rozwiązane u siebie - mamy faktur zakupowych ok 400 miesięcznie.
Komentarz 1:
| 2015-09-29 16:47:59
| 89.***.***.219
U nas jest tak: faktura wpływa, pieczątka wpływu, sekretariat rozdziela do działów odpowiedzialnych, te opisują faktury, następnie faktury trafiają do akceptacji zarządu, ostatecznie do księgowości.
Komentarz 2:
| 2015-09-29 19:36:28
| 89.***.***.217
U nas (gigantyczna firma), każdy dokument trafia do konkretnej osoby, która musi pokwitować, ze dostała. Zajmuje się tym jeden dział, który odbiera korespondencję i roznosi do danych osób wg klucza tematycznego. Jeśli nie trafią do właściwej osoby, to zawsze ktoś wskaże, gdzie należy pójść. Poświęcenie czasu niby spore, ale jak wziąć pod uwagę ile zajmie szukanie, gdzie kwit mógł trafić, to jednak wychodzi, że szybciej jest tak.
Komentarz 3:
| 2015-09-29 20:04:52
| 88.***.***.78
Cassina, znałam firmę, w której był problem podobny do Twojego. Rozwiązali to w ten sposób, że faktury z sekretariatu szły do księgowości, a księgowość (jeszcze przed zatwierdzeniem i opisem) sobie wstępnie rejestrowała w programie księgowym (nie wiem, czy masz taką możliwość, bez księgowania, tylko taka ewidencja faktur) i potem dopiero były przekazywane do opisu i zatwierdzenia. Księgowość wiedziała, co przeszło przez ich ręce i o co się dopominać na koniec miesiąca.
Komentarz 4:
| 2015-09-29 23:17:22
| 83.***.***.50
Temat rzeka, my powoli wdrażamy elektroniczny obieg dokumentów i akceptację w systemie. To chyba najlepsze rozwiązanie, bieganie z dokumentami do opisania i podpisu, w obecnym świecie, jest anachronizmem. Obojętnie, kto biega, czy sekretariat, czy księgowość :) Ale dopóki tego nie ma, rozwiązanie z firmy *Milanowa, jest chyba najrozsądniejsze.
Komentarz 5:
| 2015-09-30 09:16:39
| 195.***.***.222
Nie do końca zgadzam się z Algą...
"bieganie z dokumentami do opisania i podpisu, w obecnym świecie, jest anachronizmem."
Zależy jak wielka jest firma, jakie podejście właścicieli i współpracowników do tematu... itd.
Cassina - jak chcesz - podaj e-maila to napiszę Ci jak jest u nas :)
"bieganie z dokumentami do opisania i podpisu, w obecnym świecie, jest anachronizmem."
Zależy jak wielka jest firma, jakie podejście właścicieli i współpracowników do tematu... itd.
Cassina - jak chcesz - podaj e-maila to napiszę Ci jak jest u nas :)
Komentarz 6:
| 2015-09-30 14:08:22
| 83.***.***.219
Alga - a jaki program daje możliwość elektronicznego zatwierdzania faktur ? (może jest taki moduł w Comarchu CDN ?
Dziękuję Wam, też myślałam że księgowość odbierze faktury z sekretariatu, sama je poroznosi do działów ale musi być tak że dany dział oddaje faktury w tym samym dniu, inaczej dziewczyna musi powielać ewidencję faktur i pisać kto wziął jaką fakturę i czy zwrócił. szkoda nam czasu ... Chodzi o to żeby było sprawnie i nie zabierało dużo czasu, wklepywanie do systemu bez księgowania - nie mam takiej opcji, chyba że normalnie do rejestru vat - bez podawania konta kosztów - wtedy jak faktura wróci trzeba ją odszukać i wprowadzić konto kosztów, - jest to jakiś sposób.
Dziękuję Wam, też myślałam że księgowość odbierze faktury z sekretariatu, sama je poroznosi do działów ale musi być tak że dany dział oddaje faktury w tym samym dniu, inaczej dziewczyna musi powielać ewidencję faktur i pisać kto wziął jaką fakturę i czy zwrócił. szkoda nam czasu ... Chodzi o to żeby było sprawnie i nie zabierało dużo czasu, wklepywanie do systemu bez księgowania - nie mam takiej opcji, chyba że normalnie do rejestru vat - bez podawania konta kosztów - wtedy jak faktura wróci trzeba ją odszukać i wprowadzić konto kosztów, - jest to jakiś sposób.
Komentarz 7:
| 2015-09-30 14:09:09
| 83.***.***.219
Mariaem - mail katiaer@gmail.com. Dziękuję :)
Komentarz 8:
| 2015-09-30 14:25:35
| 195.***.***.222
Naskrobałam coś :)
Komentarz 9:
| 2015-09-30 15:40:49
| 217.***.***.50
U mnie jest ogromna Firma, Kolo 4000 faktur miesiecznie, sam zakup, moze wiecej, od kilku lat panuje elektroniczny obieg dokumentów - faktury trafiaja do księgowosci, odpowiedziala osoba skanuje te fv nadając kody kreskowe - w zasadzie naklejacac a faktury do akceptacji sa rozsyłane, chodz w simie przechodzimy na System bez rozsyłanai fv a akceptacji zamówieni bo szykujemy sie do SAP-a
Komentarz 10:
| 2015-09-30 17:21:19
| 83.***.***.168
Cassina - tak, między innymi w Comarch XL są dodatkowe moduły, by wszystko smigalo elektronicznie, łącznie z zatwierdzaniem ( w obie strony, zarówno, zakup, jak i sprzedaż, począwszy od zamowien). Tylko takie kombajny to drogie rozwiązania, zależy od skali przedsiebiorstwa, czy się opłaca. Tak jak pisze Cosmosky - wszystko zaczyna się od skanu, a potem już z górki, obojętnie czy wprowadzamy skomplikowane, czy też najprostsze rozwiązania:).
Komentarz 11:
| 2015-10-01 08:52:59
| 83.***.***.219
Myślę że kontrola obiegu dok. w firmie gdzie jest 4000 faktur wymaga skanowania bo to też i większa firma w sensie fizycznym, powiem szczerze szkoda by mi było czasu na skanowanie 400 f. miesięcznie,jesteśmy raczej małą firmą i szef by chyba z krzesła spadł jakby się dopowiedział że ma płacić pracownikowi za skanowanie ;) , inne priorytety w porównaniu z dużą firmą. Ja muszę to jakoś ogarnąć w sposób mniej profesjonalny; najtańszy i skuteczny.
Muszę pomyśleć na wersją comarch XL , mamy wersję zwykłą, może różnica nie jest kolosalna.
Muszę pomyśleć na wersją comarch XL , mamy wersję zwykłą, może różnica nie jest kolosalna.
Komentarz 12:
| 2015-10-01 21:54:53
| 79.***.***.214
Cassina - odpuść sobie wtedy rozbudowę systemu, nie będzie się opłacać. Zresztą bez podglądu dokumentu, zatwierdzanie w systemie jest trochę bez sensu:) Jak macie tak mało dokumentów, to wystarczy usprawnić komunikację wewnętrzną. Ja też Ci podpowiadałam pod kątem większej firmy:) Może ktoś dorzuci coś jeszcze, by Ci pomóc :)
Komentarz 13:
| 2015-10-05 23:22:32
| 31.***.***.107
A może tak osobny dziennik na faktury i tak rejestruje -> przekazuje, zaznaczając komu, robi (jeżeli takie coś przejdzie)ksero strony, ksero do księgowości, księgowość przyjmując rachunki skreśla co wpłynęło lub inaczej najlepiej w dzienniku kolumna z parafką oddano do księgowości i widać co i jak.
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. nie ponosi odpowiedzialności za treści tematów i komentarzy umieszczanych
na łamach FORUM DYSKUSYJNEGO. Dodanie tematu lub komentarza jest równoznaczne z akceptacją
REGULAMINU FORUM DYSKUSYJNEGO (kliknij aby zapoznać się z regulaminem).
Komputerowa wersja serwisu
Mobilna wersja serwisu