Wydaje mi się, że przy księgowaniu każdego takiego kosztu powinno się dodać zapis 840 (rozliczenie dotacji) / 762 (pozostałe przychody operacyjne - dotacje). Albo jak wolicie to na koniec miesiąca zbiorczo. Jeżeli jeszcze nie dostaliście dotacji to konto 840 wykazuje Wam kwotę dotacji którą macie dostać (saldo Wn). Jeżeli dostalibyście dotację jako zaliczkę - wcześniej niż poniesione koszty to saldo Ma konta 840 wykazywałoby kwotę dotacji jaką macie do wydania.
Księgując w ten sposób koszty poniesione w ramach projektu unijnego zawsze mają odzwierciedlenie w przychodach.